L’Institut de Psychologie Contextuelle Inc. est soucieux du respect de votre vie privée et vigilant quant à la protection de vos données personnelles.
L’IPC a adopté une Politique de protection des Données Personnelles concernant le consentement à la collecte, à la communication ou à l’utilisation des renseignements personnels en respect de la Loi 25 et de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, ainsi que d’autres documents légaux encadrant le respect de la vie privée et de la confidentialité, notamment la Charte des droits et libertés des personnes , le Code civil du Québec et le Code des professions .
Quand vous contactez ou faites affaire avec l’IPC dans le cadre de services de consultation, de formation, de lien d’emploi ou de toute offre de services en lien avec L’IPC, les renseignements personnels que nous sommes amenés à recueillir sont collectés de manière transparente et traités dans le plein respect du cadre légal en vigueur. La finalité de la collecte et du traitement des renseignements personnels vise en tout temps à nous permettre d’offrir les meilleurs services possibles ainsi que de gérer au mieux les services auxquels nous faisons appel. Selon nos règles de protection des données personnelles collectées, nous conservons les données personnelles recueillies pour la durée nécessaire à nos objectifs et détruisons les données qui ne sont plus nécessaires dans des délais raisonnables.
Quels types de renseignements personnels sommes-nous susceptibles de collecter ?
- Données d’identification telles que vos nom et prénom, votre adresse civique, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique, ainsi, lorsque la situation le requiert, celles de vos proches ;
- Données cliniques, en lien avec votre motif de consultation, telles que votre histoire personnelle et familiale, vos habitudes de vie, votre parcours scolaire, votre état de santé, les rapports des évaluations et suivis antérieurs ainsi que toute autre information pertinente à la démarche d’évaluation et de suivi que vous nous aruez partagée. Ces données sont conservées exclusivement dans votre dossier clinique et nulle part ailleurs. La confidentialité, la protection et l’accès de votre dossier clinique sont encadrés par le Code de déontologie des psychologues et des psychothérapeutes du Québec. Les dossiers cliniques doivent être conservés pour une période minimale de 5 ans suite à la fin des services de psychologie ou psychothérapie et peuvent être détruits ensuite. À votre demande, nous détruirons votre dossier une fois ce délai légal de cinq ans écoulé ;
- Données professionnelles des candidat·e·s, employé·e·s ou professionnel·le·s œuvrant au sein de l’équipe de L’IPC, dont nom et prénom, adresse civique, adresse électronique, téléphone, ainsi que toutes autre information que vous nous communiquez comme par exemple : photo, lettre de motivation, compétences, niveau d’étude, diplômes, expérience professionnelle, langues parlées, ainsi que, si c’est le cas, votre contrat de travail, de collaboration, la date de recrutement et des données financières liées à votre emploi ou votre pratique professionnelle au sein de notre équipe. Aucune de ces données ne sont conservées au-delà de six mois pour les personnes qui ne rejoignent pas l’équipe de l’IPC.
- Des données professionnelles si vous êtes fournisseur ou prestataire de services de l’IPC, telles que nom d’entreprise, nom, prénom, fonctions, et coordonnées de contact et de paiement. Ces données ne sont conservées que si l’IPC entre en relation professionnelle avec les prestataires de service ou l’entreprise. Les données personnelles envoyées au moyen de courriels publicitaires ou autres communications non-sollicitées ne sont pas couverte par notre politique de protection des données mais ne sont pas non plus conservées au delà de six mois.
Qui peut accéder à votre dossier clinique ou de membre de l’équipe?
L’équipe de l’IPC veille au respect de la confidentialité et de la vie privée des personnes qui nous consultent et des personnes qui œuvrent au sein de notre équipe.
Dans le cadre du suivi offert, il est possible que nous puissions partager certaines informations entre professionnel·le·s œuvrant au sein de notre équipe, sous réserve de votre accord préalable et explicite. Seuls vous-même, votre représentant·e légal·e et les professionnel·le·s autorisé·e·s peuvent avoir accès à votre dossier clinique. En respect de la loi, il nous est impossible de transmettre des renseignements figurant à votre dossier à une tierce partie extérieure à L’IPC sans votre consentement écrit ou celui de votre représentant·e légal, à l’exception de situations exceptionnelles prévues par la loi, comme un ordre du tribunal par exemple. Dans certains cas bien définis et protégeant l’identité des personnes concernées, la loi permet également à des professionnel·le·s de la santé d’avoir accès aux dossiers à des fins de recherche ou d’enseignement.
Dans le cadre de la prestation de nos services, certains de nos sous-traitant·e·s peuvent accéder à vos données personnelles. Nous sélectionnons sous-traitant·e·s et prestataires de services avec soin, en nous assurant qu’ils fournissent les garanties suffisantes, notamment en matière d’expertise, de fiabilité et de ressources afin de satisfaire aux exigences de la législation applicable. Nous utilisons les services des entreprises suviantes dont vous pouvez consulter les politiques de confidentialité en cliquant sur leur nom :
- GoRendezVous – gestion de prise de rendez-vous, dossiers cliniques électroniques et paiements en ligne
- Learnworlds – Plateforme d’enseignement en ligne à la demande
- dont les procédures de protection des données sont compliantes avec les standards européens GRDP et les données stockées sur des serveurs Google situés en Amérique du Nord.
- Employeur D– Services bancaires et de paiement des Caisses Desjardins, compliante avec la Loi 25 du Qubec.
- Intuit (QuickBooks & MailChimp) – Plateforme de gestion de comptabilité (QuickBooks) et d’envoi de courriels d’information et de promotion de nos services de formation (MailChimp) dont les procédures de protection des données sont compliantes avec les standards européens GRDP et les données stockées sur des serveurs Google situés en Amérique du Nord.
- SurveyMonkey – Plateforme de gestion d’envoi de courriels d’information et promotion de nos services de formation dont les procédures de protection des données sont compliantes avec les standards européens GRDP et les données stockées sur des serveurs Google situés en Amérique du Nord
Vous avez également votre rôle à jouer pour protéger la confidentialité de chacun·e
À moins d’une autorisation spéciale, vous n’êtes pas autorisé à capter/enregistrer des images ou vidéos en lien avec votre démarche auprès d’un·e professionnel.le de l’IPC, que vos rencontres se fassent sur place, ou à distance par visio ou téléphone.
Vous avez aussi la responsabilité de respecter la confidentialité des autres personnes qui reçoivent des services à l’IPC. Par conséquent, vous ne pouvez pas divulguer de renseignements personnels concernat d’autre personnes que vous-même qui consultent au sein de L’IPC, à moins d’être un·e représentant·e légal·e de cette personne.
Qui contacter si vous avez des questions sur notre politique de protection des données personnelles?
Le responsable de la protection des données personnelles au sein de L’IPC est Benjamin Schoendorff, psychologue et directeur
Contact : benjamin@contextpsy.com
Document révisé le 27 mai 2024.